Cum scriem un email în limba engleză. Sfaturi și modele care te vor ajuta să scrii un email corect în engleză

Femeie blonda cu parul prins cu ochelari imbracata office in negru sta in fata laptopului suparata ca nu stie sa scrie un email in engleza — E de preferat să nu copiezi întregul text al unui email în engleză de pe net. Ci să fii pregătit să îți exprimi tu însuți ideile clar și corect în această limbă!

Sute de mii de emailuri străbat cu viteza fulgerului internetul în fiecare minut, din ce în ce mai multe dintre ele în limba engleză. Câte dintre ele își ating scopul, însă, oare? Câți dintre cei ce scriu un email în engleză se fac înțeleși și ascultați? Devino una dintre persoanele eficiente la locul de muncă, dar și în rezolvarea treburilor personale, scriind mailuri clare și corecte în engleză. Te ajutăm cu modele și sfaturi.

Curs engleză adolescenți (V-XI)

Cursuri engleză adulți

Cursuri pregatire examen Cambridge

Cuprins:

Structura unui email în limba engleză

Un mail este un text ceva mai formal decât mesajele scrise (text, Whatsapp) cu care societatea s-a obișnuit (prea) mult și se vrea ceva mai organizat și mai complet decât o convorbire telefonică. Scopul lui nu este de a lua legătura cu cineva sau de a fi amuzant, spiritual sau poetic, ci de a informa cât mai eficient (sau de a cere informații).

Așa că e necesar să fii atent la felul în care formulezi ceea ce vrei să spui, dar și la structura e-mailului, astfel încât acesta să fie ușor de citit și să conțină toate informațiile necesare.

Icons in engleza corespunzatoare diferitelor aplicatii afisate pe un ecran, printre care cea care semnaleaza ca exista mailuri noi de citit

În zilele noastre, se lucrează cu emailul mai mult decât cu orice altceva. Scriem și citim mailuri înainte de a ne întâlni, după ce ne întâlnim, ca să cerem sau să obținem informații, să propunem, să negociem, etc

Subiectul unui mail în engleză (Subject)

Câmpul Subject trebuie întotdeauna completat (să nu rămână gol, este un semn de lipsă de profesionalism). Subiectul mailului este ca un fel de titlu: trebuie să fie mai puțin artistic și mai mult relevant pentru topicul mailului și util pentru eventuale căutări ulterioare pe care le-ar putea efectua destinatarul sau chiar tu însuți. Evită semnele de exclamare (mai ales multiple), de genul: Urgent!!! sau Read now!!! și alege termeni mai neutri, cum ar fi:

📌 Comunicări generale

Request for Information: X offer
Follow-Up on Our Meeting on Aug, 1st
Update on X Project Timeline
Clarification Regarding Your Request
Invitation to Collaborate

🗓️ Întâlniri, ședințe, programări

Scheduling a Meeting on…
Proposed Time for Team Check-In
Confirming Our Appointment on Aug., 1st
Rescheduling Our Call
Meeting Agenda Attached

📄 Cereri și aprobări

Request for Approval: Q3 Budget Plan
Seeking Feedback on Draft Report
Access Request for Internal System
Permission to Proceed with Next Steps: X project
Y Document Review Requested

📈 Despre evoluția unor proiecte / actualizări

Weekly Project Update: 4-8 Aug.
Status Report: Client Onboarding (name)
Summary of Recent Developments: August 2025
Y Project: Phase 1 Completed

📢 Anunțuri și notificări

Important Policy Update
Team Structure Changes
System Downtime Notification
New Guidelines for Remote Work
Welcome to the Team!

Formula de salut

Începe întotdeauna emailul, fie că este în engleză sau în română, cu o formulă de salut. Ea va fi diferită în funcție de gradul de familiaritate pe care îl ai cu destinatarul. Deși pare cool să adopți sistemul american în care ne adresăm tuturor pe numele mic și vorbim la persoana a doua singular, cu familiaritate, e important de știut că în Europa nu toți agreează acest stil. Așa că, atunci când scriem în engleză, putem merge de la Hi everyone până la Dear Mary sau mai temperatul și formalul Greetings, în caz că nu știm exact cui ne adresăm.

Mulțumește celui care te-a contactat

Acest pas are două utilități: în primul rând, să îți arăți recunoștința cu adevărat că te-a contactat, că a dat atenție serviciilor companiei tale, mai exact. A fi contactat, în orice împrejurare și cu orice doleanță, e un lucru bun. Atenție, mulțumim pentru mesaj chiar dacă avem în față o plângere, o reclamație sau o cerere de stornare. Poate cu atât mai mult e nevoie de mulțumiri, dacă luăm în calcul că o persoană ce se simte nedreptățită sau furioasă și ar fi putut întreprinde alte demersuri și-a dat șansa de a clarifica sau de a repara prejudiciul care crede că i s-a adus.

A doua utilitate pe care o are fraza prin care îi mulțumești celui ce te-a contactat este că… îi reamintești în legătură cu ce anume te-a contactat. Într-o zi plină și după zeci de alte e-mailuri, s-ar putea să nu-și amintească exact numele sau problema în legătură cu care ți-a scris.

Poți formula astfel: Thank you for contacting me on… / Thank you for your prompt reply / Thank you for getting back to me on…

Conținutul

Dacă tu ești cel ce inițiază conversația, după introducere poți trece la solicitarea sau sugestia pe care vrei să o faci. Dacă răspunzi la cererea celuilalt, e momentul să dai o soluție sau să mai cumperi timp, asigurându-l că vei reveni cu o soluție / că cei abilitați studiază problema și că de îndată ce se va stabili ce e de făcut, va fi informat.

Folosește limbaj clar, simplu, fraze nu foarte lungi. Rămâi la obiect, fără divagații sau paranteze. Dacă e nevoie, fă trimiteri la surse complete de informație, poze etc. prin linkuri sau atașamente.

Limbaj pe care îl poți folosi într-un email în limba engleză: I am writing in order to express my…. / I am writing to enquire about…/ I am writing in reference to… (dacă tu ești cel ce inițiezi dialogul) sau Related to your enquiry… / Concerning your question / your request… / In answer to your complaint… (dacă răspunzi unei solicitări).

Concluziile și finalul

Înainte de a încheia, e politicos să îi mulțumești încă o dată celuilalt pentru timpul și răbdarea pe care ți le-a acordat: Thank you again for your patience / cooperation. Și să îți manifești disponibilitatea de a dialoga în continuare: If you have any further questions / concerns, do not hesitate to write to me / please let me know. Poți folosi de asemenea clasicul: I look forward to hearing from you, un fel de cerere de confirmare a mailului.

Apoi încheie cu un salut și scrie-ți numele (și funcția și datele de contact, adică semnătura, pentru a fi ușor de găsit în cazul în care celălalt decide că ar fi necesară sau mai eficientă o convorbire telefonică). Furnizează numărul de telefon chiar dacă l-ai mai trimis anterior aceleiași persoane.

Formule de început și formule de încheiere pentru un mail în engleză

În limba engleză există o varietate mult mai mare de formule de salut decât în limba română. Formule de început bune, dar nu foarte formale pot fi: Hi… (nume), Hello…, Hello everyone, Hope you are having a great week. Pe partea mai formală avem:

Dear…,
Greetings,
To whom it may concern (când nu știm exact cui ne adresăm),
Dear Sir or Madam,
I hope this email finds you well,
Allow me to introduce myself,
To follow up on our meeting,
It was great to meet you at…
As we discussed on our last phone call…

Ca formule de încheiere pentru e-mailul tău în limba engleză, poți alege dintre:

Kind regards
With warmest regards
Best
Sincerely
Thank you for the opportunity
Thank you for your time
Let me know how else I can help
Sincerely yours
Yours truly
Emailurile scrise de tine pot face ziua mai frumoasă cuiva sau mai încărcată. În funcție de tonul adoptat, de claritatea mesajului și a instrucțiunilor date, de limpezimea ideilor și de cum închei textul, poți determina destinatarul să se simtă mai mult sau mai puțin bine.

Modele de emailuri în engleză

Dacă dorești să vezi câteva modele de email în engleză pentru a te familiariza cu formatul/limbajul, găsești aici 6 exemple, fiecare având un scop diferit, de la a cere de informații, până la plângere, răspuns la o plângere, anunț, etc. Inspiră-te și din modelele de e-mail în engleză de mai jos:

Model de E-mail pentru comunicări generale profesionale

Subject: Request for Information

Dear [Recipient’s Name],
I hope this message finds you well. I’m writing to request additional information regarding the updated compliance procedures introduced last week.
Could you please share the relevant documentation or point me to where I can find it?
Thank you in advance.
Best regards,
[Your Name]

Model de E-mail referitor la întâlniri și programări

Subject: Scheduling a Meeting

Hi [Recipient’s Name],
I’d like to schedule a brief meeting to review our Q4 goals. Are you available on [Date] at [Time]?
Please let me know what works best for you.
Thanks,
[Your Name]

Model de E-mail referitor la cereri și aprobări

Subject: Request for Approval: Q3 Budget Plan

Dear [Recipient’s Name],
I’m submitting the Q3 budget plan for your review and approval.
Please let me know if you require any changes or additional details.
Best regards,
[Your Name]

Model de E-mail referitor la progresul unor proiecte / updates

Subject: Milestone Achieved: Phase 1 Completed

Dear [Recipient’s Name],
I’m pleased to inform you that we’ve successfully completed Phase 1 of the project on schedule.
Thank you to everyone involved for their hard work.
Best regards,
[Your Name]

Model de E-mail referitor la anunțuri și modificări

Subject: New Guidelines for Remote Work, Aug. 2025

Hello Team,
New guidelines for remote work have been issued and are effective from August 1st. Please review the attached document.
Let me know if you have any questions.
Warm regards,
[Your Name]

Dacă vrei și mai multe modele de emailuri în engleză, ca sursă de inspirație pentru diferite alte situații (mail de mulțumire, de reamintire, mail pentru a-ți cere scuze față de client sau față de șef și așa mai departe), găsești pe wisestamp.

La ce trebuie să fii atent atunci când compui un email în engleză

Pe lângă informațiile transmise în e-mailul tău în engleză și respectarea structurii descrise mai sus, e foarte important să fii atent la ortografierea corectă a cuvintelor. Nu pot sublinia destul cât de important este și cât vorbește despre personalitatea ta și metoda ta de lucru. Mai exact, câtă credibilitate (sau lipsă a ei) oferă ortografierea corectă în engleză. Întotdeauna recitește ceea ce ai scris și dacă ai dubii în privința anumitor cuvinte, verifică-le cu ajutorul unui dicționar de engleză online.

De asemenea, încearcă să păstrezi un stil clar și succint. Evită cuvintele pompoase sau care sună bine, dar de a căror semnificație sau modalitate de folosire nu ești sigur. Nu folosi cuvinte scrise cu litere mari în exces, nici un surplus de semne de punctuație, oricare ar fi ele (este suficient un singur semn al exclamării, de exemplu. Iar pe toată lungimea unui email poți folosi (maxim) o dată trei puncte).

Este de preferat să nu copiezi întregul text al unui email în engleză de pe net, sau bucăți mari din el. Mai degrabă decât să aplici această metodă, investește ceva timp și energie într-un upgrade al nivelului tău de engleză, până la B1-B2, prin intermediul unui curs la un centru de limbi străine. Ajuns acolo, te vei simți suficient de fluent și încrezător pentru a da naștere propriilor idei. Poți menține un standard al limbii și prin lectura constantă și urmând câteva alte reguli care te fac să menții contactul zilnic cu engleza.

Nu uita că, prin mailurile tale, îi poți face cuiva ziua mai ușoară și mai frumoasă, dacă ai un ton prietenos și explici clar și limpede ce ar trebui făcut, oferi soluții sau măcar pui problema constructiv. Sau mai încărcată, dacă transmiți un mesaj neclar, ambiguu, incomplet, greu de descâlcit sau încărcat de emoții negative. Limba, fie ea română sau engleză, folosită în email are un impact mare și trebuie cultivată pentru a ajuta!